При закупівлі матеріалів, що контактують з харчовими продуктами (наприклад, пакувальних матеріалів), безпосередньо у їх виробника або імпортера суб'єкт харчової промисловості зобов'язаний запросити у суб'єкта, що контактує з харчовими продуктами, документи, що підтверджують відповідність поставляються матеріалів і виробів нормативним вимогам.
Оператор повинен регулярно забезпечувати актуальність документів, що описують відповідність нормативним вимогам матеріалів, що контактують з харчовими продуктами. Контроль за актуальністю документів є основним обов'язком оператора харчової промисловості.
Документи також повинні оновлюватися не рідше одного разу на три роки для таких матеріалів, що контактують з харчовими продуктами, як упаковка і вироби, які часто замовляються і, таким чином, мають чергуються партії. Оскільки законодавство та інгредієнти матеріалів рідко залишаються незмінними протягом багатьох років, рекомендується оновлювати документи не рідше одного разу на три роки.
Якщо упаковка або інші матеріали, що контактують з харчовими продуктами, замовляються як окремі замовлення, то до кожної поставки повинні додаватися документи, що підтверджують дотримання нормативних вимог.
У документах, що декларують відповідність нормативним вимогам, завжди має бути зазначено, що матеріали та вироби відповідають, принаймні, вимогам, визначеним у рамковому регламенті ЄС 1935/2004. Крім того, має бути вказано підставу відповідності нормативним вимогам і безпеці (посилання на безпеку). Якщо існує законодавство ЄС, специфічне для матеріалів, воно завжди повинно бути включено в підставу безпеки. Якщо такого не існує, підставою безпеки може бути національне законодавство іншої країни ЄС або офіційні рекомендації, рекомендації або стандарти галузевої асоціації, що базується в ЄС.
У випадку з пластиковими матеріалами основою для виконання вимог регламенту 1935/2004 завжди має бути виконання вимог регламенту ЄС щодо пластику, що контактує з харчовими продуктами 10/2011. У випадку з паперовими та картонними виробами, для яких немає законодавства, специфічного для конкретного матеріалу, основою безпеки може бути, наприклад, виконання офіційних рекомендацій Німеччини, а у випадку з нержавіючою сталлю основою може бути виконання певних стандартів нержавіючої сталі або виконання вимог резолюції Ради Європи щодо металів та її технічного документа.
