Стаття 16 Регламенту 1935/2004 говорить, що відповідна документація повинна бути доступна для підтвердження відповідності матеріалів правилам, що застосовуються до них. Ця документація (склад матеріалів і виробів, проведена обробка, спеціальні тести міграції, загальні тести міграції, органолептичні тести, розрахунки та інші докази відповідності тощо) повинна бути надана компетентним наглядовим органам на запит.
Регламент EC 1935/2004 визначає вимоги щодо матеріалів, якості (яка досягається за допомогою належної виробничої практики EC 2023/2006), простежуваності, випробувань на міграцію та документації. Документація має вирішальне значення для доведення того, що були вжиті правильні заходи щодо доведення відповідності вимогам безпеки.
Кожна фаза виробництва регулюється за допомогою відповідної документації (посібників, технічних правил тощо).
Господарський суб'єкт повинен створити і підтримувати відповідну документацію на паперовому носії або в електронному форматі, які мають відношення до дотримання і безпеки готового матеріалу або виробу.
Конкретні тексти містять особливі вимоги, що стосуються документації, яка повинна бути надана для підтвердження відповідності або безпеки матеріалів і виробів.
Регламент ЄС вимагає від виробників продемонструвати, що кінцевий продукт відповідає вимогам.
Матеріали, що контактують з харчовими продуктами, повинні мати безпечну хімічну та мікробіологічну якість, а також вони повинні відповідати всім іншим вимогам законодавства.
Безпека та відповідність нормативним вимогам матеріалів, що контактують з харчовими продуктами, формується декількома вимогами, які повинні бути виконані. Кожен оператор в ланцюжку поставок має свою власну роль і відповідальність у забезпеченні безпеки. Основна відповідальність за загальну безпеку та відповідність нормативним вимогам матеріалу лежить на операторі контактних матеріалів, який виробляє, імпортує або поставляє матеріали, що контактують з харчовими продуктами.
Хімічний склад контактного матеріалу повинен бути максимально інертним. Вони не можуть виділяти власні речовини в їжу в таких кількостях, щоб їжа стала становити загрозу для здоров'я людини. Крім того, склад їжі або її сенсорні якості (запах, смак, зовнішній вигляд) не повинні ставати небажаними через вплив матеріалу, що контактує з їжею.
Згідно з рамковим регламентом 1035/2004, відповідні та актуальні дані повинні передаватися по ланцюжку поставок. У документах посилання на законодавство повинні бути представлені на основі останнього та актуального законодавства (з урахуванням змін). Для збереження хімічного складу продукту оператор повинен повідомляти відповідні обмеження для умов експлуатації, таких як час контакту, термостійкість та дозволені кінцеві застосування.
