Pērkot materiālus, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem (piemēram, iepakojuma materiālus), tieši no to ražotāja vai importētāja, pārtikas rūpniecības uzņēmums ir pienākums pieprasīt no uzņēmuma, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem, dokumentus, kas apliecina piegādāto materiālu un izstrādājumu atbilstību normatīvajām prasībām.
Operators regulāri nodrošina dokumentu, kas apraksta pārtikas produktiem saskarošos materiālu atbilstību normatīvajām prasībām, aktualitāti. Dokumentu aktualitātes kontrole ir pārtikas rūpniecības operatora galvenais pienākums.
Dokumenti ir jāatjaunina vismaz reizi trijos gados arī tādiem materiāliem, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem, kā iepakojums un izstrādājumi, kurus bieži pasūta un kuriem tādējādi ir mainīgas partijas. Tā kā likumdošana un materiālu sastāvdaļas reti paliek nemainīgas daudzus gadus, ieteicams dokumentus atjaunināt vismaz reizi trijos gados.
Ja iepakojums vai citi materiāli, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem, tiek pasūtīti kā atsevišķi pasūtījumi, katrai piegādei jāpievieno dokumenti, kas apliecina atbilstību normatīvajām prasībām.
Dokumentos, kas apliecina atbilstību normatīvajām prasībām, vienmēr jānorāda, ka materiāli un izstrādājumi atbilst vismaz prasībām, kas noteiktas ES pamatreglamentā 1935/2004. Turklāt jānorāda pamatojums atbilstībai normatīvajām prasībām un drošībai (atsauce uz drošību). Ja pastāv ES tiesību akti, kas ir specifiski materiāliem, tie vienmēr jāiekļauj drošības pamatojumā. Ja tādu nav, drošības pamatojums var būt citas ES valsts tiesību akti vai oficiālas rekomendācijas, ieteikumi vai standarti, ko izdevusi ES bāzēta nozares asociācija.
Plastmasas materiālu gadījumā pamats Regulas 1935/2004 prasību izpildei vienmēr ir ES regulas par plastmasu, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem, 10/2011 prasību izpilde. Papīra un kartona izstrādājumu gadījumā, kuriem nav konkrētajam materiālam specifiska likumdošana, drošības pamats var būt, piemēram, Vācijas oficiālo ieteikumu izpilde, bet nerūsējošā tērauda gadījumā pamats var būt noteiktu nerūsējošā tērauda standartu izpilde vai Eiropas Padomes rezolūcijas par metāliem un tās tehniskā dokumenta prasību izpilde.
