Regulas 1935/2004 16. pants nosaka, ka attiecīgā dokumentācija jābūt pieejamai, lai apstiprinātu materiālu atbilstību tiem piemērojamajiem noteikumiem. Šī dokumentācija (materiālu un izstrādājumu sastāvs, veikta apstrāde, speciāli migrācijas testi, vispārīgi migrācijas testi, organoleptiskie testi, aprēķini un citi atbilstības pierādījumi utt.) pēc pieprasījuma jāiesniedz kompetentajām uzraudzības iestādēm.
Regula EC 1935/2004 nosaka prasības attiecībā uz materiāliem, kvalitāti (ko panāk, ievērojot labu ražošanas praksi EC 2023/2006), izsekojamību, migrācijas testiem un dokumentāciju. Dokumentācija ir izšķiroša, lai pierādītu, ka ir veikti pareizi pasākumi, lai pierādītu atbilstību drošības prasībām.
Katra ražošanas fāze tiek regulēta ar atbilstošu dokumentāciju (rokasgrāmatas, tehniskie noteikumi utt.).
Uzņēmējs ir atbildīgs par atbilstošas dokumentācijas izveidi un uzturēšanu papīra vai elektroniskā formātā, kas attiecas uz gatavā materiāla vai izstrādājuma atbilstību un drošību.
Konkrēti teksti ietver īpašas prasības attiecībā uz dokumentāciju, kas jāiesniedz, lai apstiprinātu materiālu un izstrādājumu atbilstību vai drošību.
ES regula prasa ražotājiem pierādīt, ka galaprodukts atbilst prasībām.
Materiāliem, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem, jābūt drošiem ķīmiskā un mikrobioloģiskā ziņā, kā arī tiem jāatbilst visām pārējām likumdošanas prasībām.
Pārtikas produktiem saskarošos materiālu drošība un atbilstība normatīvajām prasībām tiek veidota, pamatojoties uz vairākām prasībām, kas ir jāizpilda. Katram piegādes ķēdes dalībniekam ir sava loma un atbildība drošības nodrošināšanā. Galvenā atbildība par kopējo drošību un atbilstību normatīvajām prasībām par materiālu ir kontaktmateriālu operatoram, kas ražo, importē vai piegādā materiālus, kas nonāk saskarē ar pārtikas produktiem.
Kontaktmateriāla ķīmiskais sastāvs jābūt pēc iespējas neaktīvam. Tie nedrīkst izdalīt pārtikā savas vielas tādā daudzumā, kas varētu apdraudēt cilvēka veselību. Turklāt pārtikas sastāvs vai tās sensorās īpašības (smarža, garša, izskats) nedrīkst kļūt nevēlamas pārtikas saskares materiāla ietekmes dēļ.
Saskaņā ar pamatregulu 1035/2004 atbilstošā un aktuālā informācija ir jāpārsūta visā piegādes ķēdē. Dokumentos atsauces uz tiesību aktiem jānorāda, pamatojoties uz jaunākajiem un aktuālajiem tiesību aktiem (ņemot vērā grozījumus). Lai saglabātu produkta ķīmisko sastāvu, operatoram jānorāda attiecīgie ierobežojumi ekspluatācijas apstākļiem, piemēram, kontakta laiks, termiskā izturība un atļautie galīgā lietojuma veidi.
