Toy Safety Directive 2009/48/EC требует от производителя составлять техническую документацию содержащую информацию, подтверждающую соответствие продукта применимым требованиям. Это обязательство вступает в силу, когда игрушка попадает на рынок ЕС, независимо от ее географического происхождения. Ответственность за составление необходимой документации лежит на изготовителе. Составление технической документации не может являться частью мандата уполномоченного представителя.
Техническую документацию необходимо хранить в течение 10 лет после того, как отдельная игрушка была размещена на рынке. Это ответственность производителя или уполномоченного представителя, учрежденного в ЕС. Импортеры должны гарантировать, что производитель составил техническую документацию. Все экономические операторы должны предоставлять всю информацию и документацию, необходимую для демонстрации соответствия игрушки необходимым требованиям.
Как правило, техническая документация должна содержать все соответствующие данные или сведения о средствах обеспечения соответствие игрушек требованиям Директивы 2009/48/EC, она охватывает проектирование, производство и функционирование игрушки. Подробности, включенные в документацию, зависят от характера игрушки и то, что считается необходимым с технической точки зрения для демонстрации соответствия игрушки основным требованиям.
Составление техническая документация (технический файл) производителя не подразумевает, что производитель обязан оформлять каждый документ самостоятельно. Технический файл может содержать документы, составленные другими лицами - например Декларация соответствия, подписанная уполномоченным представителем, сертификат типа ЕС, выданный уполномоченным органом, протоколы испытаний, предоставленные лабораториями, подтверждающие документы на комплектующие и прочее.
Директива по безопасности игрушек требует, что техническая документация составляется на одном из официальных языков ЕС.
На обоснованный запрос, орган государства-члена может запросить перевод соответствующих частей технического файла на языке этого.
Чтобы осуществить процедуры оценки соответствия, требующие надлежащей проверки третьей стороной, техническая документация всегда должна быть на языке, понятном нотифицированному органу.
Если у органов надзора за рынком возникнут сомнения относительно соответствия игрушек, они могут запросить техническую документацию производителя или перевод соответствующих частей. Соответствующие элементы технической документации позволяет производителю объяснить надзору меры, которые он принял для снижения рисков, связанных с игрушкой, в целях соблюдения требований. Изучение этих документов помогает органам надзора за рынком завершить расследование и либо развеять, либо подтвердить свои сомнения относительно соответствия рассматриваемой игрушки. Органам надзора за рынком нет необходимости запрашивать эти документы, если они считают, что у них уже есть достаточно информации, которая обосновывает решение о принятии соответствующих и соразмерных мер.
Запрос на предоставление технической документации или перевод соответствующей части должны указывать характер сомнения относительно соответствия соответствующей игрушки и части или аспекты игрушки, подлежащие расследованию. Только элементы технической документация, необходимая для расследования, должна быть запрошена, чтобы не представлять собой непропорциональное бремя для производителя. В запросе может быть указан срок для получения запрошенных документов, который составляет 30 дней. Можно сократить срок, если национальный орган власти оправдывает срочность непосредственным серьезным риском.
Производитель должен иметь в виду, что орган государства-члена может обязать его провести проверку уполномоченным органом за свой счет, если, в частности, он не может предоставить технический файл! Для того чтобы нотифицированный орган мог провести экспертизу, производитель в любом случае обязан будет предоставить технический файл или его часть.
Производитель обязан предоставить документацию и не может утверждать, что она содержит конфиденциальную информацию (например, коммерческая тайна).
Власти государств-членов находятся под юридическим обязательством гарантировать, что техническая информация, которую они собирают во время надзора за рынком остается конфиденциальной в соответствии с принципами, изложенными в их национальном законодательстве. Поэтому у производителей нет оснований опасаться, что чувствительная информация, которую они предоставляют национальному органу может быть раскрыта.
Техническая документация уникальна для каждой игрушки, однако большая часть ее содержимого может повторяться в ряде подобных игрушек. Поэтому общие файлы разрешены при условии, что сохраняются различия между уникальной документацией для игрушек.
Техническая документация не обязательно должна представлять собой отдельные файлы на бумажном носителе. Информация может быть в любом формате и в различных местах внутри компании. Важно обеспечить, чтобы она поддерживалась в актуальном состоянии, чтобы отражать любые изменения в игрушке. Очень важно сохранить историю продукта.
Вся техническая документация, не зависимо от места производства, должна храниться на территории Европейского союза, так требует Регламент 2019/1020. Производители вне ЕС обязаны назначить ответственное лицо за документацию.
