Подготовка декларации соответствия PPWR — это не просто заполнение формы. Для многих организаций наибольшая сложность заключается в сборе достоверной информации по всей цепочке поставок и поддержании точности записей в течение длительного времени.
Упаковка часто состоит из множества компонентов, поставляемых разными поставщиками, каждый из которых предоставляет разный уровень технической информации. Объединение всей этой информации в единую, соответствующую требованиям декларацию может быстро превратиться в сложный и трудоемкий процесс.
Декларацию соответствия ни в коем случае нельзя рассматривать как разовую процедуру, проводимую при запуске продукта.
Декларация соответствия должна быть «живым» документом, развивающимся вместе с изменениями в упаковке, обновлениями от поставщиков и новыми нормативными требованиями:
• Как правило, производители несут ответственность за обеспечение соответствия упаковки требованиям перед ее выпуском на рынок. Они должны подготовить необходимую техническую документацию, выдать декларацию соответствия и хранить подтверждающие документы в течение требуемого периода.
• Импортеры обязаны проверять, выполнили ли зарубежные производители свои обязательства. Если документация неполная или отсутствует, импортеры могут сами столкнуться с рисками несоблюдения требований.
• Владельцы брендов часто управляют упаковкой у нескольких поставщиков, в разных странах и с различными ассортиментами продукции. Поддержание прозрачности в этой сложной цепочке поставок требует надежного управления документацией и четких процессов управления.
• Эффективное соблюдение требований зависит от сотрудничества. Поставщики материалов, производители упаковки, переработчики, владельцы брендов, испытательные лаборатории и импортеры — все они предоставляют информацию, которая в конечном итоге подтверждает Декларацию соответствия.
Без эффективного обмена документами и контроля версий ведение точных записей о соответствии быстро становится значительной административной нагрузкой.
Сбор точной информации от поставщиков относительно материалов, содержания переработанных материалов и соответствия требованиям к веществам необходимо провести при подготовке Декларации.
Информацию следует сравнить с внутренними спецификациями упаковки, чтобы убедиться, что упаковка соответствует применимым требованиям PPWR.
После сбора необходимых доказательств предприятиям следует составить техническую документацию в структурированном и легкодоступном формате. Затем можно составить, проверить и утвердить Декларацию соответствия уполномоченным лицом.
На этом соблюдение требований по Декларации не заканчивается.
При изменении дизайна упаковки, замене материалов или обновлении поставщиков организациям следует пересматривать как свою техническую документацию, так и декларацию соответствия, чтобы убедиться, что они по-прежнему соответствуют упаковке, в настоящее время представленной на рынке.
Грамотно организованный процесс обеспечения соответствия нормативным требованиям не только снижает регуляторные риски, но и значительно упрощает управление будущими проверками, запросами клиентов и обновлениями законодательства.
Технические характеристики упаковки редко остаются неизменными.
Состав материалов может меняться из-за ценового давления, поставщики могут внедрять новые рецептуры, а продукция часто перепроектируется на протяжении всего жизненного цикла. Каждое изменение потенциально может повлиять на действительность существующей Декларации соответствия.
Поэтому предприятиям необходимы процессы, обеспечивающие проверку деклараций при каждом изменении спецификаций упаковки, а не только при обновлении нормативных документов.
Система контроля версий играет важную роль в обеспечении уверенности в том, что последняя версия документации соответствует упаковке, в настоящее время поступающей на рынок.
